【No148】第6回_生産性向上その1～必要な言葉～

おはようございます。

今日もお付き合いください。

日本の文化は「気配り」、「忖度」です。

それができる人が出世します。

しかし、多様化・情報化社会の中では、

情報量が多く、気配りや忖度にも限界があります。

だから、しなければならないことは、言葉で伝えて

いかなければなりません。

私も会議前には、上司から聞かれることをそうていして調べておくことで

質問への対応力がUPするという思いから、調査をします。

これは、忖度です。

前述したように、様々な業務内容を複数同時にこなす中、

単に仕事量が増えるだけです。

顧客へのプレゼンは、目的や伝えるべきことが明確であるため、

段取り八割の原則が通用します。

しかし、

これからしておかなければならないかもしれないこと

への仕事はエンドレスになります。

そのため、最近では以下の取り組みをして生産性を上げるようにしています。

（1）質問する。

（2）60％の出来で意見を求める。

たったこれだけです。

「（1）質問する」意図は、答えは複数あり選択肢によっては

パターンが異なると推定できるから。

また、質問の最後に

「では、確認させてください。主旨は・・・と考えました。」

と最後の質問をします。

異なれば、再度質問です。

忙しい上司の時間を割くのはなかなか難しいですが、

できるだけ最初に精度を上げておくことが、

仕事の質とモチベーション維持につながります。

特に「常識」と思うことでも質問をしておきます。

私の常識との乖離を確認するのです。

長年同じ業界や仕事をしていると

曖昧な表現でも忖度してしまします。

しかし、間違っていることもあります。

大事なのは、言葉の意図が表現と一致しているかです。

表現とは、文章や形にしたときの容姿です。

私は、様々な業界の人との打ち合わせや転職2回の経験から、

表現には気を付けています。

言葉の中身を知り、表現することができれば

生産性は格段に向上します。

また、60％の時点で確認を取ることも大事です。

方向性の早期修正ができるからです。

資料作り中に、内容の変更の可能性はあります。

特にプロジェクトが暗礁に乗り上げているとき。

早めの軌道修正は依頼者と作成者お互いのストレスを軽減

させてくれます。

この質問することと60％資料提出により、

会議資料の目的がはっきりして

資料を使った会議では、

「決められる会議」

へ変化します。

会議は、意思疎通の場ではなく、

意思決定の場です。

だから、時間は短くていいのです。

意思疎通は、事前資料の読み込みでできます。

会議前に担当者へのディスカッションでもできます。

生産性向上とは、そのようなことの積み重ねからできると考えます。

ぜひ、必要な言葉を考えて業務に挑んでください。